Управление магазином: с чего начать. Часть 1: Формы учета.

Как было сказано ранее -  «управлять можно только тем, что измерено».  Для того чтобы измерить процессы хозяйственной деятельности обратимся к финансовому менеджменту. 

Основополагающими документами финансовой отчетности является:

- отчет о прибылях и убытках - показывает  структуру доходов/расходов

- отчет о движении денежных средств – показывает структуру денежных потоков, т.е. дефицита или излишка денег

- бухгалтерский баланс – показывает источники денежных средств и какими активами они обеспечены.

У нас небольшой магазин, поэтому для оперативного управления необходим только «отчет о прибылях и убытках»

Отчет о прибылях и убытках различается принципом учета затрат:

1. Переменные/постоянные затраты

т.е. затраты которые изменяются с изменением объема деятельности, например объем закупки товара или затраты на рекламу/ или неизменны при любом уровне, например аренда.

2. Прямые/косвенные затраты

т.е. затраты, которые можно легко посчитать на единицу продукции, например та же цена закупки товара/ и затраты которые соотносятся на определённый объем товара разом, например затраты на доставку партии товара.

Соответственно отчет о прибылях и убытках тоже бывает 2х форм. Имейте ввиду, что при этом начальное значение (выручка/товарооборот) и конечное значение (чистая прибыль) в обоих случаях одинаковое:

1.    

Выручка

- Переменные затраты

= Маржинальная прибыль

- Постоянные затраты

= Чистая прибыль

2.

Выручка

- Прямые затраты

= Валовая прибыль

- Косвенные затраты

= Чистая прибыль

Одну форму можно путём пересмотра категорий затрат преобразовать в другую. Различаются эти две формы возможностями финансового анализа организации: При использовании переменных/постоянных затрат вычисляется например точка безубыточности, а при прямых/косвенных затрат возможно разнесение этих самых затрат по видам деятельности.

Для розничного магазина более удобен вариант использования прямых/косвенных затрат: себестоимость продукции можно как раз представить в виде прямых затрат, а все остальные затраты классифицировать как косвенные.

 Форма, приемлемая для небольших магазинов выглядит следующим образом

Итак: имеется форма отчета о прибылях и убытках с классификацией затрат «прямые/косвенные»: Но эта форма предоставляет информацию за относительно длительный период, например, месяц: она не дает ежедневной отчётности, а необходимо постоянно мониторить ситуацию в магазине. Для этого используем ещё 2 формы:

1. отчет о продажах на основе т.н. потребительской воронки.

2. отчет о продажах на основе товарного классификатора.

Продолжение следует!